NOTA LEGAL PREVIA

El presente documento constituye un modelo integral de políticas para la operación digital de TRAVIA, marca operada por POVALCO SERVICES S.A.S., y ha sido estructurado como borrador de trabajo con base en la información suministrada por la empresa y en el marco general colombiano aplicable. Antes de su publicación definitiva, deberá ser revisado por un abogado en Colombia y complementado con la información corporativa y operativa que corresponda, especialmente dirección física de notificaciones, teléfono, ciudad de domicilio, responsable interno de protección de datos, canales de PQR, proveedores tecnológicos, pasarelas de pago y mecanismos concretos de gestión de cookies.

Estas políticas deberán publicarse de forma accesible en los canales digitales de TRAVIA y mantenerse disponibles para consulta. Cuando una transacción o tratamiento requiera una autorización específica, esta deberá obtenerse mediante mecanismos que permitan acreditar el consentimiento y conservar la evidencia correspondiente.

PARTE I. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. Identificación del responsable del tratamiento

POVALCO SERVICES S.A.S., identificada con NIT 901711044-3, en adelante “POVALCO SERVICES”, “TRAVIA” o el “Responsable”, es responsable del tratamiento de los datos personales que recolecte, almacene, use, consulte, circule, actualice o suprima en desarrollo de sus actividades, de acuerdo con la legislación colombiana aplicable.

Canales de contacto:

• Correo general: traviamundo@gmail.com
• Correo de gerencia: gerencia@traviaworld.com

2. Alcance

Esta política aplica a los datos personales tratados por TRAVIA a través de sus sitios web, aplicaciones, formularios, plataformas tecnológicas, canales de atención, redes sociales, sistemas de reservas, comunicaciones, eventos, experiencias, hospedajes, expediciones, servicios, Master Class y demás actividades relacionadas con su ecosistema digital.

También aplica a los datos de viajeros, usuarios, anfitriones, propietarios, operadores turísticos, proveedores, aliados, instructores, artistas, organizadores, asistentes, trabajadores, contratistas y demás personas naturales cuyos datos sean tratados por TRAVIA, según corresponda.

3. Marco normativo

El tratamiento se realizará conforme a la Constitución Política de Colombia y a las normas vigentes aplicables en materia de protección de datos personales, incluyendo la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y las normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan, así como las instrucciones de la autoridad competente.

4. Principios aplicables

• Legalidad: el tratamiento se realizará dentro del marco legal aplicable.
• Finalidad: los datos serán tratados para finalidades legítimas, específicas y previamente informadas.
• Libertad: el tratamiento se realizará con autorización del titular cuando esta sea exigible, salvo las excepciones legales.
• Veracidad o calidad: se procurará que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.
• Transparencia: el titular podrá solicitar información sobre el tratamiento de sus datos.
• Acceso y circulación restringida: los datos no serán divulgados de manera indiscriminada y se aplicarán controles de acceso.
• Seguridad: se implementarán medidas razonables para proteger la información frente a pérdida, acceso no autorizado, alteración o uso indebido.
• Confidencialidad: las personas que intervengan en el tratamiento estarán sujetas a deberes de confidencialidad cuando corresponda.

5. Datos que TRAVIA puede recolectar

Dependiendo de la relación con el titular y del servicio utilizado, TRAVIA podrá recolectar:

• Datos de identificación: nombre, documento de identidad, fecha de nacimiento y nacionalidad cuando sean necesarios.
• Datos de contacto: correo electrónico, teléfono, dirección y ciudad.
• Datos de cuenta: usuario, credenciales, preferencias y configuración.
• Datos de reserva: fechas, destinos, número de viajeros, alojamiento, experiencia, expedición, evento o actividad adquirida.
• Datos de facturación y transacción: información necesaria para facturación, pagos, devoluciones y conciliaciones. Los datos financieros sensibles podrán ser procesados directamente por proveedores de pago.
• Datos de comunicaciones: solicitudes, mensajes, PQR, conversaciones con servicio al cliente y registros de atención.
• Datos de interacción digital: dirección IP, identificadores técnicos, dispositivo, navegador, sistema operativo, logs y datos de navegación.
• Datos de marketing: preferencias de comunicación, respuestas a campañas y comportamiento frente a comunicaciones.
• Datos de prestadores: información de identificación, comercial, tributaria, bancaria, permisos, licencias, RNT y documentos necesarios para verificar la oferta, cuando corresponda.
• Imágenes y contenidos: fotografías, videos, reseñas y otros contenidos aportados voluntariamente por los usuarios, cuando su tratamiento sea necesario para la operación o promoción autorizada.

6. Datos sensibles y datos de menores

TRAVIA evitará recolectar datos sensibles salvo que exista una finalidad legítima, sea estrictamente necesario y se cumplan los requisitos legales aplicables. Cuando corresponda, se solicitará autorización explícita y se informará al titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles.

Cuando una reserva o actividad requiera información relacionada con salud, condiciones físicas, alergias, movilidad o necesidades especiales por razones de seguridad, TRAVIA y/o el Prestador podrán solicitar únicamente la información estrictamente necesaria y bajo las garantías legales aplicables.

El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se realizará respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, y conforme a las reglas legales aplicables. Cuando sea requerido, se solicitará la autorización de padres o representantes y se limitará el tratamiento a finalidades compatibles con su protección.

7. Finalidades del tratamiento

• Crear y administrar cuentas de usuarios y prestadores.
• Gestionar reservas, compras, pagos, cancelaciones, cambios y reembolsos.
• Facilitar la conexión entre viajeros, anfitriones, prestadores y organizadores.
• Operar y administrar hospedajes, experiencias, expediciones, servicios, Master Class y eventos.
• Verificar identidad, prevenir fraude, abuso, suplantación y operaciones sospechosas.
• Atender solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y consultas.
• Enviar comunicaciones operativas y transaccionales.
• Enviar comunicaciones comerciales y promocionales cuando exista autorización o base legal suficiente.
• Personalizar contenidos, recomendaciones y experiencia de navegación.
• Realizar análisis estadísticos, métricas, investigación de mercado y mejora de productos.
• Gestionar relaciones con proveedores, aliados, contratistas y prestadores.
• Cumplir obligaciones legales, fiscales, contables, contractuales y regulatorias.
• Defender derechos de TRAVIA y atender requerimientos de autoridades.
• Realizar auditorías, controles de seguridad y gestión de incidentes.
• Publicar reseñas, fotografías, videos u otros contenidos cuando corresponda y exista autorización o base legal.
• Gestionar programas, comunidades, actividades formativas y eventos.

8. Autorización y consentimiento

Cuando la ley exija autorización, TRAVIA solicitará al titular un consentimiento previo, expreso e informado, utilizando mecanismos que permitan demostrar su obtención. El titular podrá negar la autorización para finalidades no necesarias para la prestación del servicio, sin que ello afecte los tratamientos indispensables para ejecutar una reserva o cumplir una obligación legal.

9. Encargados, proveedores y terceros

TRAVIA podrá contratar proveedores tecnológicos y operativos que actúen como encargados del tratamiento, incluyendo servicios de alojamiento web, CRM, analítica, marketing, atención al cliente, comunicaciones, almacenamiento, seguridad, reservas y procesamiento de pagos. Estos terceros deberán tratar la información conforme a las instrucciones de TRAVIA y a las obligaciones legales y contractuales aplicables.

Cuando una operación requiera compartir información con un anfitrión o prestador, se limitará el intercambio a los datos necesarios para ejecutar la reserva o servicio, atender obligaciones legales o gestionar la seguridad.

10. Transferencias y transmisiones internacionales

Algunos proveedores tecnológicos utilizados por TRAVIA pueden operar infraestructura o procesar información fuera de Colombia. En esos casos, TRAVIA aplicará los requisitos legales colombianos relacionados con transmisiones o transferencias internacionales de datos personales, según corresponda.

11. Derechos de los titulares

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada cuando sea exigible.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere que se han vulnerado sus derechos.
• Solicitar la supresión de sus datos cuando proceda legalmente.
• Revocar la autorización cuando legalmente sea posible.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales tratados por TRAVIA en los términos de la ley.

12. Procedimiento para consultas y reclamos

El titular podrá presentar solicitudes relacionadas con sus datos personales a traviamundo@gmail.com o gerencia@traviaworld.com. La solicitud deberá indicar nombre, identificación, datos de contacto, descripción de la solicitud y documentos que permitan verificar la identidad cuando sea necesario.

TRAVIA atenderá las consultas y reclamos dentro de los términos legales aplicables. Cuando la solicitud no pueda ser atendida de manera inmediata, se informará al titular el estado y las razones correspondientes conforme a la normativa.

13. Seguridad de la información

TRAVIA implementará medidas técnicas, administrativas y organizativas razonables para proteger los datos personales. Sin embargo, ningún sistema tecnológico es completamente invulnerable. En caso de incidentes de seguridad que generen obligaciones legales de reporte o comunicación, TRAVIA actuará conforme a la normativa aplicable.

14. Conservación de datos

Los datos serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas, ejecutar obligaciones contractuales, atender reclamaciones y cumplir obligaciones legales, fiscales, contables y regulatorias. Una vez cumplida la finalidad y vencidos los términos de conservación aplicables, se procederá a la eliminación, anonimización o bloqueo de la información cuando corresponda.

15. Vigencia y cambios

Esta política entra en vigor en la fecha indicada al inicio. TRAVIA podrá actualizarla para reflejar cambios legales, tecnológicos u operativos. Las modificaciones relevantes serán comunicadas mediante los canales razonables disponibles.

PARTE II. POLÍTICA DE COOKIES

1. ¿Qué son las cookies?

Las cookies son pequeños archivos o identificadores que un sitio web puede almacenar en el dispositivo del usuario para recordar información, mantener sesiones, analizar el uso de la plataforma y mejorar la experiencia.

2. ¿Cómo utiliza TRAVIA las cookies?

TRAVIA puede utilizar cookies propias y de terceros en sus sitios web y servicios digitales para facilitar el funcionamiento de la plataforma, medir su rendimiento, comprender el comportamiento de navegación, recordar preferencias y, cuando corresponda, personalizar comunicaciones o publicidad.

3. Categorías de cookies

Necesarias: Permiten funciones esenciales como seguridad, autenticación, sesión, carrito o proceso de reserva. No pueden desactivarse cuando sean indispensables para el funcionamiento.

Preferencias: Recuerdan configuraciones como idioma, región u otras preferencias.

Analíticas: Ayudan a conocer cómo se utiliza la plataforma, medir tráfico, detectar errores y mejorar servicios.

Marketing: Permiten medir campañas y mostrar comunicaciones o publicidad más relevante, cuando exista consentimiento o base legal suficiente.

Terceros: Pueden ser instaladas por proveedores externos integrados en la plataforma, como herramientas de analítica, publicidad, mapas, videos, chat o procesamiento tecnológico.

4. Herramientas de terceros

TRAVIA podrá utilizar herramientas de terceros para analítica, publicidad, automatización, CRM, atención al cliente, reservas y medición de conversiones. La lista exacta de proveedores deberá mantenerse actualizada en la versión publicada de esta política, incluyendo, cuando corresponda, sus nombres y enlaces a sus políticas de privacidad.

Entre los servicios tecnológicos que podrían integrarse en el ecosistema digital de TRAVIA se encuentran plataformas de analítica, gestores de etiquetas, sistemas CRM, herramientas de automatización, proveedores de alojamiento, pasarelas de pago y herramientas de comunicación. Solo deberán incluirse en la versión definitiva aquellos efectivamente instalados y activos.

5. Gestión y consentimiento

Cuando la normativa aplicable requiera consentimiento para determinadas cookies, TRAVIA proporcionará mecanismos para aceptarlas, rechazarlas o configurar las preferencias por categoría. Las cookies estrictamente necesarias podrán operar sin consentimiento cuando así lo permita la ley.

El usuario podrá modificar sus preferencias desde el panel de configuración de cookies, cuando esté disponible, y también podrá configurar su navegador para bloquear o eliminar cookies. El bloqueo de algunas cookies puede afectar ciertas funcionalidades.

6. Cookies y datos personales

Algunas cookies pueden asociarse con identificadores que permitan tratar datos personales. En esos casos, el tratamiento estará sujeto a la Política de Tratamiento de Datos Personales de TRAVIA y a las garantías legales aplicables.

7. Actualización

TRAVIA podrá actualizar esta Política de Cookies cuando cambien las tecnologías utilizadas, los proveedores integrados, las finalidades o las obligaciones legales.

PARTE III. POLÍTICA DE CANCELACIONES Y REEMBOLSOS

1. Objeto

Esta política establece las reglas generales aplicables a cancelaciones, cambios, reprogramaciones y reembolsos relacionados con reservas y compras realizadas a través de TRAVIA. Cada oferta podrá incluir una política particular que prevalecerá en aquello que haya sido informado claramente al Usuario antes de contratar, siempre que no contradiga normas imperativas ni derechos irrenunciables.

2. Tipos de servicios

Las condiciones pueden variar según la categoría contratada: hospedajes, experiencias, expediciones, servicios, Master Class y eventos. La disponibilidad, anticipación de la cancelación, modalidad de tarifa y condiciones del Prestador podrán afectar el resultado económico de una cancelación.

3. Cancelación solicitada por el Usuario

El Usuario podrá solicitar la cancelación mediante los canales oficiales de TRAVIA. La posibilidad de obtener un reembolso total, parcial o no reembolsable dependerá de la política particular informada para la reserva.

Cuando una reserva sea cancelable sin penalización hasta una fecha determinada, la solicitud deberá presentarse antes de la hora y fecha límite indicadas. Después de ese momento podrán aplicarse las penalidades informadas.

4. Reglas generales sugeridas por categoría

Hospedajes: La cancelación dependerá de la tarifa seleccionada y de la política del alojamiento. Las tarifas flexibles podrán permitir devolución total o parcial hasta una fecha determinada; las tarifas no reembolsables podrán no admitir devolución, salvo los derechos que legalmente correspondan.

Experiencias: La política podrá considerar la anticipación de la cancelación, disponibilidad de cupos y costos no recuperables. Si el Prestador cancela, deberá ofrecer alternativas o devolución conforme a las condiciones contratadas y la ley.

Expediciones: Por su naturaleza logística, podrán existir costos de transporte, guías, alojamiento, permisos o proveedores externos. La política particular deberá informar con claridad las penalidades y fechas límite.

Servicios: Las condiciones dependerán del tipo de servicio y de si el Prestador ya inició la ejecución. Se informarán previamente las condiciones de cancelación.

Master Class: La política deberá indicar si la inscripción es reembolsable, transferible o reprogramable y hasta qué fecha. Si la actividad es cancelada por TRAVIA u organizador, se aplicará la alternativa anunciada o el reembolso que corresponda.

Eventos: Las entradas y reservas estarán sujetas a las condiciones específicas del evento. Si el evento es cancelado o reprogramado, se informarán las opciones disponibles de acuerdo con la legislación y las condiciones de la entrada.

5. Cancelación por parte de TRAVIA o del Prestador

Si TRAVIA o un Prestador cancela una reserva confirmada por causas imputables al organizador o por circunstancias operativas bajo su responsabilidad, se informará al Usuario y, según corresponda, se ofrecerá reprogramación, alternativa equivalente o reembolso de los valores que legalmente procedan.

Cuando la cancelación sea causada por fuerza mayor, caso fortuito o decisión de autoridad, se aplicarán las condiciones particulares de la operación y las normas legales correspondientes.

6. Reembolsos

Cuando proceda un reembolso, TRAVIA gestionará la devolución por el mismo medio de pago utilizado, cuando sea técnicamente posible, o mediante el mecanismo acordado con el Usuario. Los tiempos efectivos de acreditación pueden depender de bancos, emisores de tarjetas, pasarelas y entidades financieras.

Los cargos de terceros que no sean recuperables podrán ser descontados únicamente cuando ello haya sido informado de forma clara y sea legalmente procedente.

7. Reversión del pago

Cuando una operación se encuentre dentro de los supuestos legales de reversión del pago, el Usuario podrá solicitarla siguiendo el procedimiento establecido por la legislación colombiana y los canales de TRAVIA. La procedencia dependerá de las circunstancias concretas de la transacción.

8. Derecho de retracto

El derecho de retracto solo será aplicable cuando la operación cumpla los requisitos legales y no se encuentre dentro de las excepciones previstas por la ley. En servicios turísticos, eventos, alojamientos, actividades con fecha determinada y otros servicios, la procedencia puede depender de la naturaleza concreta del servicio y de las condiciones legales aplicables.

9. No presentación (No Show)

Si el Usuario no se presenta al alojamiento, experiencia, expedición, servicio, Master Class o evento en la fecha y hora establecidas, se aplicará la política particular informada para la reserva. El No Show podrá generar pérdida total o parcial del valor pagado cuando así haya sido informado y sea legalmente válido.

10. Cambios y reprogramaciones

Las solicitudes de cambio de fecha, número de participantes, nombre del asistente o características de una reserva estarán sujetas a disponibilidad y a la política particular. Los cambios podrán generar diferencias de precio o cargos cuando estos hayan sido informados y sean procedentes.

11. Condiciones especiales por causas de seguridad

En expediciones y experiencias de naturaleza o aventura, una actividad podrá ser modificada, suspendida o reprogramada por condiciones meteorológicas, cierres de vías, restricciones de autoridades u otras circunstancias que comprometan la seguridad. En estos casos, se aplicará la política particular y las medidas legalmente procedentes.

12. Procedimiento para solicitar cancelaciones o reembolsos

El Usuario deberá enviar su solicitud a traviamundo@gmail.com o gerencia@traviaworld.com, indicando nombre completo, número de reserva o transacción, servicio contratado, fecha de compra, motivo de la solicitud y soportes relevantes. TRAVIA podrá solicitar información adicional para validar la identidad y la operación.

13. Fraude y operaciones no autorizadas

Cuando exista sospecha razonable de fraude, suplantación, uso no autorizado de medios de pago o incumplimiento de las condiciones de la operación, TRAVIA podrá suspender temporalmente el procesamiento mientras realiza verificaciones. Esto no limita los derechos que correspondan al consumidor conforme a la ley.

14. Prevalencia de derechos legales

Ninguna política particular de cancelación o reembolso podrá eliminar, restringir o hacer renunciar al Usuario a derechos de obligatorio cumplimiento reconocidos por la legislación colombiana.

15. Contacto

Las solicitudes relacionadas con cancelaciones, cambios y reembolsos podrán enviarse a:

traviamundo@gmail.com

gerencia@traviaworld.com

ANEXO A. INFORMACIÓN QUE DEBE MOSTRARSE ANTES DE CADA COMPRA

• Identidad del Prestador u organizador, cuando corresponda.
• Descripción completa del servicio.
• Fecha, hora, duración y ubicación.
• Precio total y cargos aplicables.
• Qué está incluido y excluido.
• Política de cancelación.
• Política de reembolso.
• Condiciones de cambio y reprogramación.
• Restricciones y requisitos.
• Información de contacto para soporte.
• Condiciones especiales de seguridad o riesgo.
• Enlace a Términos y Condiciones.
• Enlace a Política de Tratamiento de Datos Personales.
• Enlace a Política de Cookies.
• Casillas o mecanismos de aceptación cuando sean requeridos.

ANEXO B. DATOS PENDIENTES PARA LA VERSIÓN FINAL

• Domicilio y dirección física de POVALCO SERVICES S.A.S.
• Ciudad y departamento del domicilio principal.
• Teléfono corporativo.
• Canal formal de PQR.
• Número de Registro Nacional de Turismo (RNT), si aplica.
• Definición jurídica y contractual exacta del rol de TRAVIA en cada tipo de servicio.
• Listado real de proveedores de cookies y herramientas de analítica/marketing instaladas.
• Proveedor de hosting y almacenamiento.
• Proveedor o proveedores de CRM y automatización.
• Pasarelas de pago utilizadas.
• Política específica para cada categoría de servicio.
• Responsable interno de protección de datos personales.
• Procedimiento interno de gestión y respuesta a incidentes de seguridad.
• Política de retención documental y plazos de conservación.
• Configuración del banner o plataforma de gestión de consentimiento de cookies.